Eventos

¿Cómo organizar el evento de empresa perfecto?

evento

De acuerdo con estudios recientes, el sector de los eventos está dando muestras sólidas de recuperación tras la crisis y los eventos corporativos vuelven a jugar un papel cada vez más importante  en la estrategia de marketing y comunicación de muchas empresas.

Las conferencias, los congresos, las ferias, los workshops o talleres, team buildings, los desayunos de trabajo y, ahora que se aproxima la Navidad, las cenas de empresa son algunos de los eventos en los que más invierten las compañías.

Sin duda, la organización de estos eventos requiere de tiempo y destreza. Para ayudar a las empresas en la organización de un evento perfecto, VenuesPlace ofrece los 10 elementos clave:

  1. Establecer objetivos

Es fundamental tener claro cuáles son los objetivos y qué se quiere conseguir: dar a conocer un nuevo producto, establecer relaciones con proveedores, motivar y cohesionar al equipo, fidelizar a los clientes, etc. Estos objetivos ayudarán a decidir el formato de evento más adecuado.

  1. Escoger bien la fecha

Antes de elegir el día de celebración es imprescindible consultar el calendario y comprobar que la fecha no coincida con un periodo vacacional o con otro tipo de acontecimientos que pueda restarle protagonismo: festivos nacionales y locales, grandes eventos del sector y deportivos (fútbol, fórmula 1…)

Asimismo, hay que tener en cuenta el día de la semana. Por ejemplo, los lunes son el peor día porque lo habitual es que se reserven para planificar y organizar la semana. Los miércoles, jueves y, para determinados eventos, los viernes se consideran las mejores opciones.

  1. Definir el público objetivo

Analizar el tipo de público es esencial para definir el formato del evento, el espacio y las actividades paralelas que se quieran organizar. Las necesidades serán diferentes en función de si los asistentes son empleados, proveedores, clientes, profesionales de sector, etc. Es importante adaptar tanto el formato como el contenido del evento al perfil de los asistentes.

  1. Determinar el presupuesto

En el momento de pensar en acciones o actividades para el evento hay que tener en cuenta la partida económica que tiene establecida la compañía. Conviene no perder de vista la relación costo-beneficio ya que los eventos se organizan con la intención de cumplir determinados objetivos.

  1. Escoger el espacio  adecuado

Después de definir los objetivos, el público, la fecha y el presupuesto es necesario buscar el espacio adecuado. Esta tarea puede implicar mucho tiempo y muchas visitas a diferentes localizaciones hasta dar con la adecuada.

Para seleccionar el mejor espacio hay que tener en cuenta: el tipo de evento;  el número de asistentes; los servicios técnicos y audiovisuales; si tiene cocina propia o es necesario contratar un catering; la localización y accesos; si ofrece parking; así como las posibilidades de montaje previo si se requiere.

  1. Solicitar permisos

Para evitar complicaciones en el desarrollo del evento, el preciso informarse de los permisos necesarios para desarrollar las actividades previstas y solicitar las licencias necesarias con antelación. Se puede encontrar la información en la página del ayuntamiento de cada ciudad.

  1. Planificar con tiempo

La planificación es esencial para organizar un evento y para garantizar su éxito.  Desde el buscador de espacios para eventos corporativos recomiendan elaborar un retroplanning que detalle cada tarea, los responsables de su ejecución y la fecha en la que debería de estar terminada.

  1. Definir una estrategia de comunicación y difusión

Es importante definir una estrategia de comunicación que abarque el antes, el durante y el post evento. Para ello, hay que decidir qué herramientas y canales (e-mailing, bases de datos de empleados, clientes, proveedores, redes sociales, página web, medios de comunicación, boletines informativos, publicidad, etc.) se van a utilizar para comunicar el evento. Los expertos recomiendan hacerlo con tiempo para que los interesados puedan planificarse para asistir.

  1. Contar con un equipo organizador

Cada miembro del equipo debe estar informado de sus funciones y responsabilidades y, además, conocer todos los detalles del evento con el objetivo de tener la capacidad de solucionar cualquier imprevisto que pueda surgir.

  1. Hacer un análisis post evento

Cuando termina el evento, es recomendable dedicar algunos recursos a agradecer y conocer el grado de satisfacción de los asistentes. Es recomendable enviar un comunicado a los asistentes a modo de cierre del evento agradeciendo su asistencia junto a unas  líneas  de conclusiones y resultados. Además, es importante  analizar de manera crítica el conjunto del evento. Este informe ayudará a identificar los puntos susceptibles de mejora para próximas ocasiones.

2 de comentarios

2 Comments

  1. Nelson Sanchez

    13 octubre, 2017 en 1:35

    Una guía concisa y precisa que nos sirve de mapa de ruta para lograr un evento, con altas probabilidades de éxito!

  2. Oriana - Events planner

    11 octubre, 2017 en 17:40

    Tengo previsto organizar un evento a finales de noviembre y el artículo refleja muy bien los principales aspectos a tener en cuenta.

Dejar un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

*

 
Subir