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La revolución digital en la gestión de eventos

La revolución digital en la gestión de eventos

Los eventos corporativos han entrado en una dinámica de cambio conforme más avanza la transformación digital. Así nos lo recuerda Carolina Lázaro, CEO de Agencia SIM, quien recientemente ha participado en el libro Ejecutivas ante la nueva empresa digital: 11 estrategias de marketing para la reflexión. Se trata de una obra editada por SoLocal Group en la que Carolina Lázaro ofrece su visión respecto a los eventos corporativos en el marco de la era digital.

La revolución digital en la gestión de eventos

“Hace unos 20 años todo se aceleró con el uso de Internet”, apunta Lázaro. Además, afirma que “gracias a los nuevos canales de comunicación, hoy existen nuevas herramientas que han trasladado el protagonismo y el poder a los usuarios”. Para ejemplificarlo, la directora general de Agencia SIM recurre a la comparación de la gestión de eventos en 1994 y en 2015, y lo hace analizando sus tres fases: el pre-evento, el evento y el post-evento.

Pre-evento

A mediados de la década de los noventa, los mecanismos para hacer difusión de eventos era mediante folletos, publicidad en medios impresos y cuñas de radio y/o a través de acciones de relaciones públicas. Para el envío de invitaciones, se usaba el fax, se completaba el registro por teléfono y en el banco se abonaba el importe de la inscripción.

Actualmente, la gestión previa del evento se puede concentrar en un portal web en el que incluir toda la información del evento, fotografías, vídeos, agendas, más información del evento, el currículum de los ponentes, etc. Además, de este modo se facilita y agiliza el pago de la inscripción. También es importante tener en cuenta el canal de comunicación que suponen estas herramientas, pudiendo establecer contacto directo entre organizadores/ponentes y el público asistente, ya sea por medio de las redes sociales, email marketing, etc.

Evento

En 1994 el verdadero protagonista del evento era el ponente. Los asistentes podían formularle sus preguntas siempre y cuando las azafatas les acercaran el micrófono. Por su parte, los medios de comunicación, podían informar y entrevistar en directo. El límite en el espacio-tiempo era muy limitado: todo ocurría en ese momento y en ese lugar.

En 2015, ese protagonismo es compartido, y los participantes también juegan un papel importante. Ahora, los ponentes tienen más presente al asistente y se muestran más proactivos respecto a estos: acercándose más, lanzándoles preguntas… o incluso ofreciendo la ponencia desde cualquier otro punto del planeta y alejado de la sala de ponencia, mediante una videoconferencia. Y por otro lado, tampoco es necesaria la presencia física de los espectadores, ya que pueden seguir el evento desde donde lo deseen mediante streaming, redes sociales: siguiendo el hashtag del evento, por ejemplo, etc.

Post evento

A mediados de los noventa, los medios de comunicación acreditados en el evento publicaban sus respectivas crónicas. En cuanto a la labor comercial, se llevaba a cabo mediante campañas de marketing directo y/o telemarketing cuyo objetivo era los asistentes al evento.

Hoy en día, mediante correo electrónico se puede mandar una encuesta de satisfacción a los asistentes y obtener así su opinión de manera casi inmediata. Además, la comunicación del evento se haría en distintos portales y/o blogs corporativos y especializados y en las propias redes sociales de los asistentes, por lo que se alargaría en el tiempo el impacto de dicho evento y sería más fácilmente compartido entre sus contactos.En el libro Ejecutivas ante la nueva empresa digital: 11 estrategias de marketing para la reflexión se aportan más detalles sobre estrategias de marketing para eventos llevadas a cabo por directivas y ejecutivas españolas. Puede descargarse en formato ebook desde la página web de SoLocal Group.

1 Comment

1 Comment

  1. eNubes Marketing

    25 enero, 2016 en 11:48

    ¡Enhorabuena por el contenido!

    En ocasiones resulta muy interesante recordar como eran las cosas antes, para darnos cuenta de hasta donde hemos llegado.

    Desde nuestro punto de vista, la mayor parte de los cambios están provocados por lo avances tecnológicos que se han producido en nuestra historia.

    El control de acceso a los eventos, ya no tiene nada que ver con las antiguas listas en papel, ahora gracias a la tecnología, entre otras acciones, pueden escanear nuestro código bidi, a través del cual accederán a nuestra información, registrando la hora de entrada o por la puerta a través de la cual hemos accedido.

    Las empresas, cuentan actualmente con la posibilidad de llevar a cabo. Ya no es necesario adaptar un escenario, contratar personal como azafatas o servicios como catering. Este tipo de eventos les permite ahorrar costes y eliminar barreras espacio-temporales. Además de poder incrementar la asistencia.

    Actualmente las empresas disponen de muchas ventajas que hace mucho más fácil la gestión de los eventos. Solo es importante tener en cuenta que nuestro público objetivo también se adapta a estos avances, para no “olvidarnos” de ellos por el camino.

    De nuevo enhorabuena por el contenido.
    enubes.com

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