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Protocolos para preservar la confidencialidad de la información

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informaciónPese a que los directores generales y mandos superiores trabajan con la información más confidencial y delicada de la empresa, podrían ser el eslabón más débil cuando se trata de salvaguardarla.

Con respecto a esto, la empresa de custodia y gestión de la información Iron Mountain (NYSE: IRM) publicó su estudio sobre las prácticas relacionadas con la gestión y seguridad de la información en la mediana empresa.

Según los datos de los análisis, los directivos son los menos cuidadosos a la hora de gestionar adecuadamente la información más importante de la empresa.  En concreto, más de la mitad (57%) de los directivos y directores generales encuestados afirman haber dejado información confidencial para la empresa en la impresora, a la vista de cualquiera: un 49% ha usado una dirección de correo personal para enviar información sensible; un 40% ha mandado información a través de una conexión inalámbrica abierta; el 43% ha tirado documentos a una papelera y un 39% admite haber perdido información empresarial en un lugar público. En comparación con empleados en cualquier otro nivel de la empresa mediana, los directivos encabezan la lista de los que menos caso hacen de las recomendaciones y peor tratan la información.

Por su parte, el informe Edelman Trust Barometer de 2016, que encuestó a 33.000 personas en 28 países, destaca que la confianza en los CEOs en todo el mundo se incrementó de un 8% en 2015 hasta un 49%. No obstante, esta confianza  podría estar fuera de lugar si hablamos de la  habilidad de los directivos para proteger la información empresarial. En efecto, cuando se trata de seguir procesos diseñados para proteger la integridad de la información, garantizar que se gestiona de forma segura y cumpliendo con las políticas de la compañía y/o con la normativa vigente, uno de cada cinco directivos (21%) del estudio de Iron Mountain contestó que los procesos eran muy complejos y buscaban siempre soluciones alternativas. Uno de cada siete (14%) afirmó no seguir las políticas de la compañía para con la seguridad de la información porque las encuentra demasiado complicadas, mientras que un 6% dijo que ignoraba que existieran políticas en su empresa sobre este tema.

En lo que respecta a los responsables de los centros de trabajo y oficinas, ellos ocupan el segundo lugar siguiendo muy de cerca a los directivos en cuanto a sus malos hábitos de gestión de datos, con más de la mitad (56%) admitiendo que sacan información confidencial de su lugar de trabajo y el 48% afirmando haberla enviado a un receptor no seguro.

En el otro extremo de la escala, el personal administrativo consigue una buena puntuación en comparación con los segmentos mencionados, aunque también son culpables de una mala gestión de la información. Un 29% confiesa haber dejado documentos confidenciales en la impresora y un 21% admite haber perdido datos o haberlos enviado a la persona incorrecta; un 15% ha perdido papeles de la empresa en algún lugar público.

Ignacio Chico, Director General de Iron Mountain España, expresa su opinión sobre el estudio: “Nuestro estudio muestra que los directivos en la mediana empresa son más proclives a poner en riesgo la información de la compañía que ningún otro empleado de la misma. Tienden a pasar por alto los protocolos diseñados para mantener la información segura. Dadas las potenciales consecuencias, esta realidad es preocupante. Las  multas para las empresas que no cumplen sus obligaciones en cuanto a seguridad se refiere son cada vez más altas. Pero hacerlo bien no es solo evitar multas; el daño reputacional asociado con una brecha de datos puede terminar con la fidelidad del cliente y tener un impacto negativo en los resultados financieros. Con tanto en juego, las empresas deberían implementar las políticas y procesos necesarios para apoyar una buena gestión de la información.  Y solo esto puede que no sea suficiente: tienen que fomentar hábitos que protejan la información delicada de la empresa. Para muchos esto significará un cambio cultural y que los máximos directivos de la empresa den ejemplo. Desgraciadamente, se verá que muchas empresas medianas están muy lejos de tener lo necesario para cumplir estos objetivos”.

El estudio fue realizado por Opinion Matters, que entrevistó a un total de 4.006 trabajadores en empresas de entre 250 – 3.000 empleados (250-5.000 en Norteamérica) en Alemania, Bélgica, España, Francia, Países Bajos, Reino Unido y Norte América. Los encuestados representan los sectores de industria manufacturera, ingeniería, seguros, servicios financieros, jurídico, industria farmacéutica y energía en los departamentos de RRHH, jurídico, TI, dirección, contratación, ventas, marketing, responsables de oficinas y centros de trabajo, administración (incluyendo asistentes personales y secretarias) y personal responsable de la gestión de la información. Las encuestas se realizaron de forma online en abril y mayo de 2016.

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